1. ภาพรวมและเป้าหมาย#
1.1 บริบทของบริษัท#
บริษัท ไว โปรดักชัน จำกัด รับงาน 2 ลักษณะ
- พัฒนาซอฟต์แวร์ — สร้างระบบใหม่ / เพิ่มฟีเจอร์ / ออกแบบ UX-UI / ทำ Banner, Logo
- ดูแลระบบ (Maintenance & Support) — ดูแลระบบที่ส่งมอบแล้ว พร้อม Support 24/7 แบบเข้ากะ
พนักงานใช้บัญชี @buildupclick.com (Google Workspace) สื่อสารผ่าน Google Chat
และปัจจุบันจัดการงานผ่าน ClickUp เสริมด้วย Excel ในงานที่ ClickUp ทำไม่ได้
ลูกค้าปัจจุบัน#
| ลูกค้า | รูปแบบสัญญา | ลักษณะงาน |
|---|---|---|
| LSM99 (อีกชื่อคือ One Group) | เหมาจ่ายรายเดือน (Retainer) | มีหลายโครงการย่อยส่งเข้ามาต่อเนื่อง — ลูกค้าหลักของบริษัท |
| คุณตั้ม (Tum) | เป็นงาน ๆ ไป | งานพัฒนา/ดูแลตามที่ตกลง |
จุดสำคัญที่สุดของโมเดลธุรกิจ
LSM99 จ่าย ก้อนเดียวต่อเดือน ครอบคลุมทุกโครงการย่อย แปลว่า "รายได้ต่อโครงการ" ไม่มีอยู่จริง — สร้างตัวเลขนี้ขึ้นมาเองเมื่อไหร่ รายงานจะหลอกตัวเอง สิ่งที่วัดได้จริงคือ ต้นทุนต่อโครงการ และ กำไรที่ระดับลูกค้า ดูวิธีคิดที่ 4. โมเดลต้นทุน
1.2 ปัญหาที่เจอวันนี้#
-
ไม่รู้ต้นทุนต่อโครงการ (1) ไม่มีข้อมูลว่าโครงการไหนกินแรงคนไปเท่าไหร่ ตัดสินใจเรื่องราคา/ขอบเขต/คนไม่ได้
-
ClickUp ตอบโจทย์การสรุปงานและบริหารโครงการไม่ได้ ทีมต้องหนีไปทำ Excel เป็นครั้งคราว → ข้อมูลแตกเป็นสองที่ ไม่มีแหล่งความจริงเดียว
-
กะ 24/7 และ OT ไม่มีระบบกลาง ตารางกะ การขอ OT การอนุมัติ และการลา กระจายอยู่ในแชท ตรวจย้อนหลังยาก และผูกกับต้นทุนไม่ได้
-
ความรู้โครงการอยู่ในหัวคนและในแชท คนลาหรือลาออก ความรู้หายไปด้วย งานเดิมต้องรื้อใหม่
-
ประเมินผลงานพนักงานไม่มีข้อมูลรองรับ ใช้ความรู้สึกและความจำเป็นหลัก
-
มีค่าใช้จ่าย ClickUp รายเดือนที่อยากตัดออก
- นี่คือปัญหาอันดับ 1 — ทุกอย่างในเอกสารนี้ถูกออกแบบเพื่อแก้ข้อนี้ก่อน
1.3 เป้าหมายที่วัดผลได้#
| # | เป้าหมาย | ตัววัด | เส้นตาย |
|---|---|---|---|
| G1 | รู้ต้นทุนของทุกโครงการ | ออกรายงานต้นทุนรายโครงการได้ภายใน 5 วันทำการ หลังปิดเดือน | จบ Phase 1 |
| G2 | รู้กำไรจริงของ LSM99 | คำนวณ margin รายเดือนได้ พร้อมสัดส่วนชั่วโมงของแต่ละโครงการย่อย | จบ Phase 1 |
| G3 | ข้อมูลเวลาน่าเชื่อถือ | พนักงานลงเวลาครบ ≥ 95% ของวันทำงาน | 1 เดือนหลัง Phase 1 |
| G4 | OT และการลาอยู่ในระบบทั้งหมด | ไม่มีการอนุมัติ OT/ลา นอกระบบ | จบ Phase 1 |
| G5 | ยกเลิก ClickUp | license ถูกยกเลิก ข้อมูลถูก export เก็บครบ | จบ Phase 2 |
| G6 | ความรู้โครงการถูกบันทึก | ทุกโครงการที่ปิดมีบันทึกความรู้อย่างน้อย 1 ชิ้น | Phase 3 |
1.4 ขอบเขต#
อยู่ในขอบเขต#
- ลงเวลาทำงานรายวัน (ผ่าน Claude และผ่านเว็บ)
- ตารางกะ 24/7 และการจัดกะรายเดือน
- ขอ/อนุมัติ OT
- ขอ/อนุมัติการลา
- ทะเบียนลูกค้า สัญญา และโครงการ
- Rate card ต้นทุนต่อคน (พร้อมประวัติการเปลี่ยนแปลง)
- Dashboard ต้นทุนรายโครงการ / รายลูกค้า / รายเดือน
- ปิดงวด (ล็อก timesheet)
- คิวงานและกระดานงานสำหรับ BA
- งานย่อย (Task) สถานะ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง
- Import ข้อมูลเก่าจาก ClickUp
- รายงานส่งลูกค้า
- บันทึกความรู้โครงการ + ค้นหาเชิงความหมาย
- แดชบอร์ดวิเคราะห์ผลงานทีม
- Bot ใน Google Chat
ไม่อยู่ในขอบเขต (Non-goals)#
สิ่งที่ระบบนี้จะไม่ทำ — เพื่อไม่ให้ขอบเขตบานปลาย
- ไม่ทำระบบเงินเดือน (Payroll) — ระบบเก็บ "ต้นทุนต่อชั่วโมง" เพื่อคิดต้นทุนโครงการเท่านั้น ไม่จ่ายเงิน ไม่ยื่นภาษี
- ไม่ทำบัญชีเต็มรูปแบบ — ไม่มีผังบัญชี ไม่ออกงบการเงิน ไม่ออกใบกำกับภาษี
- ไม่ทำ CRM หรือระบบขาย
- ไม่แทน Google Chat — การสื่อสารยังอยู่ที่เดิม ระบบแค่ส่งแจ้งเตือนเข้าไป
- ไม่ทำระบบสแกนนิ้ว/บันทึกเวลาเข้าออกงานแบบ HR — ระบบสนใจ "เวลาที่ใช้กับงานอะไร" ไม่ใช่ "มาสายกี่นาที"
1.5 ความเสี่ยงหลักและวิธีรับมือ#
| ความเสี่ยง | ผลกระทบ | วิธีรับมือ |
|---|---|---|
| ทีมไม่ลงเวลา | ระบบไร้ค่าทันที — นี่คือความเสี่ยงอันดับ 1 | เริ่มเก็บหยาบ (ครึ่งวัน/โครงการ) · ลงผ่าน Claude ใน 30 วินาที · ผูกเงื่อนไข "ไม่ลงเวลา = OT ไม่อนุมัติ" · ทดลองด้วย Google Sheet ก่อนเขียนโค้ด |
| ทีมกลัวถูกจับผิด แล้วปั้นตัวเลข | ข้อมูลต้นทุนผิดทั้งระบบ | ประกาศชัดตั้งแต่วันแรกว่าข้อมูลใช้คิดต้นทุนโครงการ ไม่ใช้ประเมินรายบุคคล · ไม่แสดง leaderboard ชั่วโมง |
| Claude กรอกข้อมูลผิด/เดาเอง | ข้อมูลเพี้ยน | ทุก tool ต้อง สรุปให้ยืนยันก่อนบันทึก · ตรวจสอบฝั่งเซิร์ฟเวอร์ · เก็บ source และข้อความดิบไว้ตรวจย้อนหลัง |
| ยกเลิก ClickUp เร็วเกินไป | ทีมไม่มีที่ทำงาน งานหลุด | ยกเลิกได้ต่อเมื่อ Phase 2 ใช้งานจริงและ รันคู่ขนานครบ 1 เดือน — ดู แผนออกจาก ClickUp |
| โครงการยืดเยื้อไม่จบ | เสียเวลาโดยไม่ได้อะไร | แต่ละเฟสมีเกณฑ์รับมอบชัดเจน · Phase 1 ต้องจบใน 4 สัปดาห์ |